Télétravail chez IP : entretenir le lien social

• La vie de l'agence • 6 min. de lecture

Une des problématiques majeures du ressenti autour du télétravail, c’est le besoin d’échanger, d’interagir avec des collègues, là où le contexte sanitaire a mis des barrières physiques et une distance importante entre les collaborateurs. 

Pour les atténuer, voire même les contrer, nous voulions partager NOTRE recette qui nous permet d’avancer le plus efficacement et sereinement possible. En espérant qu’elle puisse vous être utile !

Télétravail : Activité professionnelle exercée à distance (d'une entreprise), grâce aux outils de télécommunication.
Dictionnaire Le Robert

Ce mot, qui existe depuis longtemps déjà, a fait irruption dans notre vocabulaire et notre quotidien communs depuis plus d’un an, avec tout ce qu’il comporte de difficultés et d’inquiétudes. 

Une des problématiques majeures du ressenti autour du télétravail, c’est le besoin d’échanger, d’interagir avec des collègues, là où le contexte sanitaire a mis des barrières physiques et une distance importante entre les collaborateurs. 

Pour les atténuer, voire même les contrer, nous voulions partager NOTRE recette qui nous permet d’avancer le plus efficacement et sereinement possible. En espérant qu’elle puisse vous être utile !

Centré humain VS Télétravail

Chez Impact Positif, le télétravail n’est pas nouveau ! Et ce pour deux raisons : nous sommes répartis entre Strasbourg et Mulhouse, et n’avons pas de locaux communs.

Travailler à distance fait donc partie de notre quotidien professionnel depuis le lancement de l’entreprise, en 2018. 

Au-delà des outils et des temps d’échanges, ce qui nous permet véritablement de travailler efficacement en équipe, ce sont les valeurs de partage, de transparence et l’esprit d’équipe qui nous animent.

Les projets sont traités à minima en binôme, pour offrir une réflexion plus enrichissante et un relais en cas de besoin. Télétravailler, cela ne veut pas dire travailler seul !

Travailler en équipe

Pour atteindre ce degré de partage et cet esprit d’équipe, nous avons mis en place depuis la création de la structure des temps dédiés pour répondre aux différents besoins : 

  1. un point hebdomadaire pour transmettre les informations, préciser l’avancée des projets, régler les questions qui peuvent émerger
  2. un point mensuel de colloque pour faire un point sur la situation de l’entreprise, discuter stratégie, … Ce point est aussi l’occasion, quand les conditions le permettent, de se retrouver en présentiel.
  3. et évidemment des points en fonction des besoins : par projet, par personne, … 

Comme l’humain est au centre de notre métier, nous l’avons forcément intégré dans notre fonctionnement d’entreprise ! 

Chaque réunion hebdomadaire d’Impact Positif démarre par un tour de météo. L’occasion pour chaque membre de l’équipe de partager son état d’esprit, son humeur, et d’identifier ainsi comment accompagner chacun au mieux, en étant plus à l’écoute, en s’inscrivant en relais, etc.

Ce fonctionnement favorise le partage d’expérience, de pratiques, d’opinions, et fait de chaque membre de l’équipe une ressource à part entière.

Les bons outils 

Chez Impact Positif, nous disposons bien entendu d’un ensemble d’outils collaboratifs, tels que Miro, Figma, Coda, Google drive ou Slack, que nous utilisons pour mener à bien des projets ensemble et nous organiser en interne.

Notre outil de prédilection à l’écrit : Slack. Le format de cet outil nous permet de segmenter les sujets que nous souhaitons aborder sans pour autant en restreindre l’accès à certains membres de l’équipe. Toutes les informations partagées sont accessibles par tous.

Cette segmentation nous offre l'opportunité de créer des espaces dédiés au partage et à la discussion : comme le canal dédié à la veille et au partage de ressources, ou encore le canal café, véritable machine à café virtuelle qui nous permet d’échanger sur un ton plus léger de sujets en lien direct, ou pas, avec le travail.

Mais l’écrit a ses limites malgré les tentatives de les combler avec des emojis en tous genres ;-)

C’est là qu’entre en jeu la visio. Nous utilisions jusqu’à présent Skype, pour nos échanges vocaux; mais la démultiplication des visios avec le confinement, qu’elles soient d’ordre professionnel ou privé, nous a amené à changer d’outil.

En effet, via skype on lance un appel provoquant une notification sonore intrusive chez les autres participants à la visio. Nous sommes donc passés à Meet qui permet à chacun de se connecter à l’heure indiquée. Cela nécessite un minimum d’organisation et d’anticipation, mais permet de diminuer les sollicitations auxquelles nous pouvons être soumis tout au long de la journée.

Quant à la caméra pendant les visios, elle n’est pas obligatoire ! Nous avons le réflexe de la mettre lors de points en interne car elle ne nous entrave pas : nous ne nous empêchons pas de nous lever ou de changer de position parce qu’elle est allumée.

Si le besoin de se concentrer se fait plus fort et que le fait de se savoir observé devient une distraction, alors il suffit de la couper.

Tout cela nous permet d’avoir une équipe soudée, malgré un travail à distance quasi permanent.

Et si on recrutait ?

Dans cet environnement de télétravail, un recrutement n’est jamais simple, d’autant plus avec le contexte sanitaire, et une équipe soudée qu’il peut être difficile d’intégrer.

Comme nous avons pu l’expérimenter avec l’arrivée de Caroline, Élodie et Sébastien, quelques ajustements ont été faits et ont été bénéfiques à tous.

Intégrer notre fonctionnement (onboarding)

Pour veiller à ce que les nouveaux arrivants comprennent notre manière de travailler ensemble, nous avons mis en place :

  • un livret d’accueil (rien de fantastique, mais ça n’existait pas encore), 
  • un accompagnement “virtuel” par différentes personnes : une visio sur les outils pour montrer les usages et répondre aux questions, une visio sur les questions administratives, … 
  • et un suivi RH (comment le nouvel arrivant se sent au bout d’une semaine, d’un mois, etc).

Par l’activité, il y a évidemment des temps plus individuels ou en petits groupes qui sont venus s’ajouter à tout cela pour avancer sur les projets, auxquels se sont ajoutés spontanément de petits points pour apprendre à se connaître entre les collaborateurs.

Nous avons également ajouté un créneau de 15 min dans l’emploi du temps commun, juste avant midi, pour les membres qui souhaitent y participer. Ce créneau a été choisi pour permettre à chacun de pouvoir y participer. L’objectif est simple : se réserver un moment d’échange en visio sans parler de travail !

Ce temps est l’occasion de moments de partage mais aussi d’activités ludiques : among us, fishbowl, gartic phone, ...

Ces moments qui ne sont, à proprement parler, pas des temps de travail, participent pourtant bien à maintenir la productivité et la cohésion des membres de l’équipe. Ils ont permis à notre équipe de grandir tous ensemble et d’apprendre à se connaître.

Intégrer une personne différente

L’arrivée de nouvelles personnes au sein de l’équipe a aussi été l’occasion de nous ouvrir à d’autres parcours, à d’autres expériences et à d’autres envies. 

Élodie, Caroline & Sébastien nous apportent beaucoup et Impact Positif s’enrichit de ces nouvelles personnalités. Pour que tout le monde puisse apprendre les uns des autres, chacun peut aussi proposer des formations internes ou encore des ateliers de réflexion sur certaines problématiques de l’entreprise.

C'est de cette manière que nous avons eu la chance d'être sensibilisés par Elodie sur les risques de sédentarité au travail et que nous avons pu tous faire évoluer notre environnement.

Ainsi chaque personne apporte quelque chose à la structure, lui permettant ainsi de grandir pour avoir toujours plus… d’impacts positifs sur les humains !

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