Gagner en efficacité et réduire la quantité de papier avec une application mobile

Emmaüs Scherwiller utilise un logiciel pour gérer ses camions et la logistique de collecte auprès des donateurs conçu conjointement par Impact Positif et l’équipe d’Emmaüs en 2018. Ce logiciel intitulé “Emma” ( www.ramassage.fr) permet à la communauté de simplifier l’organisation interne : organisation des camions par secteur géographique, gestion logistique et traçabilité des objets, … De plus, les donateurs peuvent planifier automatiquement une collecte à leur domicile en fonction des objets à collecter, de leur situation géographique et de leurs disponibilités.

Pour que les informations soient bien transmises entre le “bureau” d’accueil et les équipes dans les camions, des fiches récapitulatives sont imprimées tous les jours, annotées lors des collectes et re-saisies dans le logiciel. Emmaüs Scherwiller souhaitant réduire son utilisation de papier, nous avons réfléchi avec eux à une application mobile, connectée au logiciel, permettant de remplacer ses fiches papier.

Lors d’une immersion, Guillaume a donné de sa personne pour porter les meubles et accompagner une équipe lors des collectes. Cela nous a permis de bien comprendre les problématiques que les équipes pouvaient rencontrer sur le terrain ainsi que les avantages et les inconvénients des fiches papier. 

Sur cette base, une première version de l’application mobile a été conçue et réalisée avec les équipes d’Emmaüs. Puis elle fut testée et améliorée pour bien répondre aux besoins des collectes et des livraisons. Cette première version est utilisée aujourd’hui par Emmaüs Scherwiller et simplifie la vie des équipes : accès simplifié aux coordonnées des donateurs, rapidité de saisie, transmission directe des informations, … et surtout plus de papier ! 

Emmaüs Scherwiller était satisfait de cette première version, et nous a alors sollicité pour apporter un impact positif sur d’autres aspects de la gestion des dons dans des cas plus complexes où d’autres personnes interviennent. 

Par exemple, il arrive qu’Emmaüs vienne vider une maison entière. Dans ce cas, Vincent, le co-directeur de la structure, réalise un état des lieux (dénommé “visite de chantier” dans le jargon interne), en amont pour estimer la quantité d’objets et donc la logistique qu’il faudra prévoir. Toute cette phase était encore gérée par Vincent sur une fiche papier spécifique sans profiter de l’application mobile ou du logiciel Emma, ce qui impliquait notamment une double saisie des informations.

Nous avons donc interviewé Vincent pour mieux comprendre son besoin. Et nous avons alors imaginé un prototype de l’application mobile que Vincent a pu utiliser en situation réelle.

En observant son usage du prototype, sans interférer (ce qu’on appelle un “shadowing”), nous avons pu identifier les points d’accroches et des améliorations potentielles. Et c’est directement à la fin de cette visite de chantier, sur le capot d’une voiture, que nous avons esquissé avec Vincent les wireframes des modifications à apporter !

La nouvelle version de l’application mobile permettant de réaliser des visites de chantier est en cours de mise en place aujourd’hui. Nous retournerons voir Vincent bientôt pour vérifier qu'en plus de la réduction de l'utilisation de papier, toute notre démarche a bien simplifié la gestion des visites de chantier. La mise en place de cette application continue d'inspirer les équipes sur le terrain qui imaginent d'autres solutions pour améliorer encore l’outil et leur faciliter le travail.

Emmaüs Scherwiller nous a fait confiance et nous pouvons donc vraiment construire avec eux des solutions qui répondent à leurs problématiques, même si elles sont parfois complexes ! Le logiciel Emma et l’application mobile sont des projets vivants qui évoluent en fonction des usages réels.

Pour en savoir plus sur Emma, l’application utilisée par Emmaüs pour organiser ses collectes de dons et ses livraisons : ramassage.fr